Veriniz nerede duruyor ve kim erişebiliyor?

İşletme verileri Avrupa Birliği bölgesinde barındırılan veritabanında tutulur. Her işletmenin kayıtları, satır düzeyinde erişim kurallarıyla birbirinden ayrılır; bir işletmenin kullanıcısı başka bir işletmenin kaydını sorgulayamaz.

Barındırma bölgesi, kişisel verilerin yurt dışına aktarılması rejimi açısından önemlidir. Satın alma öncesinde barındırma bölgesini ve varsa alt işleyenlerin bulunduğu ülkeleri yazılı olarak sorun; sözleşmede yer almayan bir taahhüt denetimde işletmeyi korumaz.

Panele giren her kullanıcının bir yetki seviyesi vardır ve gördüğü kayıtlar bu seviyeye göre sınırlanır. Görüşme kaydını dinleyebilme, kaydı silebilme ve dışa aktarabilme ayrı yetkilerdir; üçünün aynı kişide toplanması zorunlu değildir.

Erişimler kayıt altına alınır: hangi kullanıcının hangi kaydı ne zaman açtığı tutulur. Bu kayıt, bir sızıntı şüphesinde ilk bakılacak yerdir ve KVKK kapsamındaki teknik tedbirlerin doğrudan bir parçasıdır.

Müşteri kayıtları, konuşma dökümleri ve işlem geçmişi işletmenin verisidir ve dışa aktarılabilir olmalıdır. Bu yalnızca bir kolaylık değil, ürün değiştirme özgürlüğünün şartıdır: dışa aktarılamayan veri, sağlayıcıya bağımlılık üretir.

Satın alma öncesinde çıkış şartlarını sorun: verilerin hangi formatta, ne kadar sürede ve hangi kapsamda iade edileceği sözleşmede yazılı olsun. İlişki sona erdiğinde veri işleyenin yükümlülüğü, veriyi iade etmek ya da imha etmektir.