KVKK'ya uygun çağrı kaydı nasıl alınır?

Çağrı kaydı almanın üç şartı vardır. Birincisi hukuka uygun bir işleme sebebidir; hizmet sözleşmesinin ifası, meşru menfaat ya da açık rıza bu sebeplerden biri olabilir. İkincisi aydınlatma yükümlülüğüdür. Üçüncüsü ise saklama süresinin belirlenmiş ve uygulanıyor olmasıdır.

Açık rızaya dayanmak zorunda olmadığınız durumlarda rıza istemeyin. Rızaya dayanan bir işleme, rızanın her an geri alınabilmesi nedeniyle daha kırılgandır; hizmetin ifası için gereken kayıtlarda sözleşmeye dayanmak daha sağlam bir zemindir.

Aydınlatma, kayıt başlamadan önce ve kısa bir cümleyle yapılır. Cümlenin taşıması gereken üç bilgi şudur: kaydın alındığı, hangi amaçla alındığı ve ayrıntılı metne nereden ulaşılacağı. Uzun bir metnin telefonda okunması beklenmez; ayrıntı için web adresine yönlendirme yeterlidir.

Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ, bildirimin veri işleme faaliyetinden önce yapılmasını arar. Konuşmanın ortasında ya da sonunda yapılan bildirim, yükümlülüğü karşılamaz.

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süreden uzun tutulamaz. Çağrı kayıtlarında süre, kaydın amacına göre belirlenir: uyuşmazlık ihtimali olan satış görüşmelerinde daha uzun, rutin randevu aramalarında daha kısa süre makul kabul edilir. Süreyi işletme belirler, keyfîlik değil gerekçe aranır.

Belirlenen süre saklama ve imha politikasına yazılır, süre dolduğunda kayıtlar silinir. Otomatik silme kurulmadığında kayıtlar yıllarca birikir; bu birikim hem ihlal riskini hem de veri sızıntısı hâlindeki zararı büyütür.

Yapay zeka asistanı kullanan işletme veri sorumlusudur: veriyi hangi amaçla ve hangi araçlarla işleyeceğine o karar verir. Platform ise genellikle veri işleyen konumundadır ve işletmenin talimatı doğrultusunda çalışır. Bu ayrım bir tercih değil, fiilî duruma göre belirlenir.

Rol ayrımının sözleşmede yazılı olması gerekir. Veri işleyen sıfatıyla çalışan platformdan beklenenler nettir: talimat dışına çıkmamak, gerekli teknik tedbirleri almak, alt işleyenleri bildirmek ve ilişki bittiğinde veriyi iade veya imha etmek.