Randevu hatırlatma mesajı nasıl yazılır? (örneklerle)

Randevu hatırlatma mesajının işi nezaket değil kapasite yönetimidir. Gelmeyen müşterilerin önemli bir kısmı vazgeçtiği için değil unuttuğu için gelmez; hatırlatma bu grubu doğrudan geri kazanır.

İkinci işlevi daha değerlidir: gelemeyecek müşterinin bunu önceden söylemesini sağlar. Erken gelen bir iptal, boşalan saatin başka bir müşteriye verilmesine imkân tanır. Haber verilmeden boş kalan saat ise tamamen kayıptır.

En etkili ritim iki mesajdır. Birincisi randevudan bir gün önce gönderilir ve tam bilgi taşır: tarih, saat, yer, iptal yolu. Bu zamanlama, müşteriye planını değiştirecek kadar süre bırakırken unutulmayacak kadar yakındır.

İkincisi randevu günü sabah gönderilen kısa teyittir ve tek bir işi vardır: müşteriyi o gün içinde yeniden hatırlatmak. İkiden fazla mesaj göndermek etkiyi artırmaz, rahatsızlık yaratır ve müşterinin sonraki mesajları okumamasına yol açar.

Aşağıdaki örneklerin hepsi dört bilgiyi de taşıyacak şekilde yazıldı ve doğrudan kopyalanıp kullanılabilir. İşletme adı, saat ve adres değiştirilerek uyarlanır; iptal cümlesi hiçbirinden çıkarılmamalıdır.

Mesajların hiçbirinde kampanya, indirim veya ek satış cümlesi yoktur. Bunun hukuki bir sebebi var: hatırlatma mesajı ticari ileti sayılmaz ve izin gerektirmez, ancak içine eklenen tek bir indirim cümlesi mesajı ticari iletiye çevirir ve İYS izni şartı doğurur.

Randevu hatırlatması ticari elektronik ileti değildir. Müşterinin kendi talebiyle oluşturduğu bir randevuya ilişkin bilgilendirme olduğu için önceden izin alınmasını ve İYS kaydını gerektirmez; ret vermiş bir müşteriye de gönderilebilir.

Ayrım mesajın içeriğiyle bozulur. Hatırlatmanın sonuna "bu hafta tüm işlemlerde %20 indirim" gibi bir cümle eklendiğinde mesaj ticari nitelik kazanır ve izin şartı doğar. Hatırlatma ile kampanyayı aynı mesajda birleştirmek, izin gerektirmeyen bir bildirimi ihlale çevirir.